ERP
ORBAK2 heeft zich ontwikkeld tot een toonaangevend ERP pakket voor de bakkerij branche. Voor velen klinkt "de term" ERP bekend in de oren, maar wat het nu precies inhoud. In onderstaand stuk proberen we dit verder uit te leggen, middels de volgende vragen:
- Wat is ERP?
- Welke voordelen biedt een ERP systeem?
- Wat is de kracht van een ERP systeem?
- Wat zijn de nadelen van een ERP systeem?
- Waaruit bestaat een ERP systeem?
- Hoe verbetert een ERP systeem de klantgerichtheid?
- Waarom is ERP ontstaan?
- Waarom juist nu nadenken over ERP?
Wat is ERP?
ERP staat voor Enterprise Resource Planning. ERP heeft tot doel om de productiviteit van organisaties te maximaliseren, kosten te beheersen en optimaal te voldoen aan klantwensen. ERP realiseert dit door de automatische afhandeling van logistieke, administratieve en financiële bedrijfsprocessen onder te brengen in één bedrijfsbreed informatie- en managementsysteem. Deze geïntegreerde automatiseringsoplossing is bekend als ERP software, ERP pakket of ERP systeem. ERP systemen zijn toepasbaar voor nagenoeg alle typen organisaties, groot en klein en zowel producerend als dienstverlenend.
Welke voordelen biedt een ERP systeem
De toepassing van ERP software maakt uw organisatie effectiever, efficiënter, sneller en flexibeler. De beheersing van uw bedrijfsproces wordt beter, doorlooptijden van orders verkorten, de klantgerichtheid neemt toe, de voorraadkosten worden lager en de servicegraad stijgt.
Wat is de kracht van een ERP systeem?
Veel voordelen van ERP zijn een gevolg van de centrale database van een ERP systeem. Hierdoor maakt u in diverse bedrijfsprocessen gebruik van dezelfde informatie, vermijdt u veel dubbel (invoer)werk en is de eenduidigheid van informatie gegarandeerd De communicatie tussen afdelingen en bedrijfsonderdelen verbetert. Hierdoor neemt de beheersbaarheid van uw bedrijfsproces toe. Omdat de onderlinge samenhang van bedrijfsprocessen beter waarneembaar wordt, zijn ook de 'zwakke plekken' eerder traceerbaar. Grote invloed heeft een ERP systeem op de planning van processen. De verbanden die ontstaan tussen verkoop, ontvangen orders, calculatie, voorraad, inkoop, capaciteit en productie zorgen voor een minimale voorraad en een maximale zekerheid omtrent de tijdige beschikbaarheid van personeel, bedrijfsmiddelen en materiaal. Daarnaast maakt een ERP systeem bedrijfsprocessen ook eenvoudiger. Procedures worden geformaliseerd, waardoor de eenduidigheid in de afhandeling van werkzaamheden gegarandeerd is.
Wat zijn de nadelen van een ERP systeem?
U kunt het een nadeel vinden dat uw organisatie, vanwege de bedrijfsbrede toepassing van het ERP systeem, afhankelijker wordt van dat ene systeem en de leverancier daarvan. Een nadeel, dat tegelijk ook een voordeel kan zijn. Het betekent immers ook dat u met een ERP systeem ook nog maar één verantwoordelijke en één aanspreekpunt heeft voor uw totale bedrijfsautomatisering. Onderling getwist tussen softwareleveranciers over incompatibiliteit voorkomt u er dus mee. Een ander 'nadeel' kan zijn dat de installatie en ingebruikname (implementatie) van het ERP systeem een grote impact heeft op uw organisatie. Met een goede voorbereiding en een professionele begeleiding hoeft u zich ook hierover niet al te veel zorgen te maken. Andere nadelen zijn erg afhankelijk van het bedrijfstype en de omstandigheden waarin een ERP systeem geïmplementeerd moet worden. Welke voor u gelden wordt dan ook pas duidelijk als u de haalbaarheid van een ERP implementatie laat onderzoeken. Gaat u er gerust van uit dat ook uw organisatie profijt zal hebben van een ERP systeem, tot bij nader onderzoek het tegendeel blijkt.
Waaruit bestaat een ERP systeem?
ERP software is bijna altijd opgebouwd uit standaard softwaremodules. Hiermee wordt een configuratie samengesteld die volledig aansluit bij de specifieke automatiseringsbehoefte van uw organisatie. Aanvullende functionaliteiten, zoals customer relationship management (CRM) en supply chain management, maken al deel uit van het ERP systeem of kunt u als externe applicatie aan het ERP systeem koppelen.
Hoe verbetert een ERP systeem de klantgerichtheid?
Een ERP systeem vergroot de klantgerichtheid van uw organisatie en daardoor ook uw (commerciële) slagkracht en concurrentiepositie. Afspraken over levertijden kunt u concreter maken en gemakkelijker nakomen. Geformaliseerde procedures zorgen ervoor dat u sneller kunt beschikken over calculaties en offertes. Na ontvangst van de order kunt u opdrachten sneller uitvoeren, maakt uw organisatie minder fouten en is de verdere afhandeling beter beheersbaar. Het effect van verstoringen kunt u vooraf beter inschatten. En dat geldt ook voor het effect van spoedwerkzaamheden die het 'reguliere' proces onderbreken. Telkens is direct duidelijk wat de consequenties zijn van een spoedorder op andere, lopende orders. Daarnaast levert een ERP systeem u een beter inzicht op in het bestelgedrag van klanten.
Waarom is ERP ontstaan?
Tot ver in de jaren '90 hadden bedrijven voor de meeste bedrijfsfuncties verschillende softwareoplossingen. Voorraadbeheer, planning, boekhouding en productiebesturing bijvoorbeeld, waren geautomatiseerd met eigen softwarepakketten. De mogelijkheid om onderling gegevens uit te wisselen was zeer beperkt, vaak zelfs geheel niet aanwezig. Iedere deeloplossing werkte met een eigen database en onderlinge koppelingen ontbraken Telkens weer werden gegevens die betrekking hadden op dezelfde order opnieuw ingevoerd De communicatie over orders, klanten en de administratieve aspecten daaromheen verliep moeizaam. Ook ontbrak het overzicht op het gehele bedrijfsproces, waardoor planning, productie en administratieve afhandeling veelal ad hoc gebeurden. ERP systemen brachten hierin verandering door het gehele bedrijfsproces te automatiseren met één geïntegreerde en bedrijfsbrede automatiseringsoplossing, met één centrale database die toegankelijk is voor alle bedrijfsonderdelen (productieplanning, inkoop, voorraadbeheer, verkoop, service, administratie, logistiek, HRM, enz.). Tot op de dag van vandaag is deze integratie nog steeds basis van ieder ERP systeem.
Waarom juist nu nadenken over ERP?
In economisch moeilijke tijden zijn de meeste organisatie op zoek naar manieren om de marktpositie vast te houden, de productiviteit te verhogen en de kosten te verlagen. Dit zijn precies doelstellingen die u met de toepassing van een ERP systeem kunt realiseren. Juist daarom kan het nu verstandig zijn om de toegevoegde waarden van een ERP systeem voor uw organisatie te onderzoeken. Breng in kaart of de kosten opwegen tegen de baten en bepaal of uw bedrijfsproces er zich überhaupt voor leent om van een ERP implementatie een succes te maken. ERP leveranciers en adviseurs kunnen u daarbij helpen. Overtuig uzelf ervan dat u geen kansen laat liggen die branchegenoten of concurrenten momenteel wel grijpen. Want als zij nu al aan rendementsverhoging en kostenverlaging werken, kan uw achterstand wel eens onoverbrugbaar zijn.
© Orbak Automatisering B.V.